ERP故事序列7—选型前的需求分析

生产部问题

一:原材料繁多,下物料申请单缓慢.一项成品涉及的物料有几十种, 有的甚至达上百种,下一张物料申请单往往需要 10 分-30 分钟时间,而且,经常会发生错误

二:采购部到料不及时,到料状况不能及时反映到生产部,物料追踪困难.每天都要开一个物料追踪会议,效率不高

三:业务部门定单变更频繁.

采购部门问题一:原物料技术参数多,难以管控.

采购部门问题二:当月底,对帐麻烦,花大量时间. ,

采购部门问题三:对下面采购员价格难以管控,经理审核时,价格核对太花时间, 有时候,只能凭印象去审核.

业务部门问题一:生产部交货不及时,不能实时查看定单的完工情况. ……

郑经理把问题一一整理出来,并对一些问题跟相关经理进行沟通. 郑经理先找到了采购经理时经理. “时经理,有些问题还要向你确认一下.”郑经理来到时经理的办公桌旁,

“我想问一下,就原物料来说,有哪些基本的技术参数,要在采购单上带出来,发给供应商,并传递到进货检验单据上?”

“小郑,一共有四个参数在进货时要检验.

第一个是质量标准,因为我们的产品要出口到各个国家,而各个国家的检验标准都不同,所以,要根据客户的产品要求,进的原材料要有相应的质量标准;

第二个是长度,这是根据产品的长度计算,预先定义好的;

第三个是颜色,这是根据客户的临时需求确定的,也就是说,同一个产品,有可能客户今天要求蓝颜色的,而明天就要求红颜色的;第四个是线材的直径,因为我们的产品要安装到其他产品里去,所以,对产品的直径要求教严格,这一般也是根据产品来定的,一般不会改变.”

“恩,好,我再来确定一下,主要考虑四个参数;

一是质量标准,由产品定义,

二是长度,由产品定义,

三是颜色,由客户临时指定,四是直径,有产品定义.对不?”

“是的.”时经理非常配合.

“再请问一下,你们对帐是怎么对的?”

“对帐呀,我们是让供应商把他们当月发的货物清单发过来,我们采购员根据收货单和采购单去一一核对.所以,到月底,我们一般非常忙.”

“时经理,我有点想不明白,为什么我们不把我们的收货清单交给供应商,让他们去核对呢?”

“哦,这主要是考虑价格的原因,因为我们的原物料很多,而且,不时的有价格的变动.我们怕我们的价格出错,给供应商有机可乘.以前就出现过这个现象,如一原材料的价格刚开始签合同的价格是 1.5 元/米,但是,采购单的时候,由于疏忽,下了 15 元/米,而供应商就是按这个 15 元的价格来请款.一开始我们也没发现,后来是由总公司来审计的时候发现的.”

“哦,时经理,”郑经理非常有信心的道,”这你不用担心,上了 ERP 后,价格只要一定义好,就会自动从系统带出来.这样,你只要价格变动的时候,及时变更系统价格,以后就不会发生这种情况了,以后你就可以叫供应商去对帐了,可以解决你不少的麻烦.”

郑经理又问道:”现在我们对供应商的超收有控制吗?”

“这又是我们管理的一个盲点.”时经理无奈的摇摇头,

“因为我们有时候每次进的货很多,仓库点数后,很难找出一张张采购单去一一核对,最后导致仓库供应商送多少,他接收多少.到月末,供应商就拿着仓库开的收货单来要钱.使得采购单数量跟收货单数量往往对不上.”

“哦,时经理,这 ERP 也可以帮你解决,系统可以设置是否允许超收.而且,供应商的送货单上只要写上采购单的编号,我们很容易就可以找到采购单核对数量.”

郑经理跟时经理确认完后,又找了销售部缪经理. “缪经理,”郑经理找到了缪经理,”想找你确认一些事情,有空吗?”

“有呀,你说好了.”

“我想跟你确认一下你提的一些问题.你提了个问题说不能及时查看定单的完工状况.指的是什么意思?”

“我们业务部现在只要到要出货的时候,才知道这笔货有没有完工.生产部不能把延迟计划的定单及时反馈给我们. 若我们在出货前三天, 或者我们今天知道交货期为一个星期之内的所有定单的完工情况,那么我们就心里有数了,对有些急单我们还可以调剂,也可以及时告诉客户.而现在实际情况是,客户老是怪我们搞突然袭击.这问题能帮忙解决吗? ”

“这有些 ERP 软件是可以做到的.ERP 可以形成一种报表,可以显示这张销售定单已经的料是否已经到了,生产部有没有开始领料生产,入库了多少等等信息,都可以显示. 你今天把这个问题提出来了,那我在选择 ERP 厂商时,就有了可参考的指标了.”

“还有个问题,就是我现在手下的业务员,一个星期有五天在外面跑,但是,我不知道他们是否真的到客户那里去拜访了.现在我们用的是客户访问反馈单,但是,发现有业务员自己填写反馈单,自己拜仿客户的名字签名,这有没有办法?如用卫星定位仪?”

“缪经理.”郑经理苦笑了一下,”这是人的管控问题,已经不在 ERP 管理的范围之内了.再说,利用手机和卫星进行定位,还涉及到法律问题,还是要慎重考虑的.我们可以把它放在 ERP 实施上线以后在考虑这个问题.”

郑经理找了各个部门的经理了解,沟通确认,把问题都一一列出来,并确认哪些属于 ERP 管理的领域,哪些已经超出了 ERP 的管理范围.郑经理看着手头近百条问题,心里比较塌实了,因为只要有问题,就说明各个部门经理都在思考.有问题并不可怕,可怕的是没问题;没问题就没有目标,没有着手之处.现在,郑经理可以靠着手头的资料,准备选型的事情了

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